نکاتی که در ادامه ی این نوشته معرفی می شوند، بر اساس تجربیات شخصی نویسنده طی چند سال کار در پروژه های مختلف از جمله سدسازی، صنایع پتروشیمی و نیروگاهی تهیه شده اند:
۱ – بهترین نیروهای انسانی را در پروژه استخدام کنید
این نکته را به عنوان نکته اول آوردم، برای اینکه به نظرم رمز شکست یا پیروزی هر پروژه ای، در نیروهای انسانی آن پروژه نهفته هست. حتی به نظرم فرق نمی‌کند که شما مدیر یک پروژه نفت و گاز و پالایشگاه باشید یا سد و نیروگاه و جاده و تونل و حتی یک پروژه نرم‌افزاری و IT، شما هر چقدر دارایی های خوبی داشته باشید، ماشین‌آلات و تجهیزات مناسب و کافی در اختیارتان باشد، مواد و مصالح به اندازه کافی داشته باشید و از همه مهم تر پول و بودجه کافی و مناسب برای پروژه تان موجود باشد، اما اگر نیروی انسانی خوبی در پروژه نداشته باشید، شک نکنید به مشکل خواهید خورد. سعی کنید بهترین گزینه‌های ممکن را حداقل برای پست های کلیدی انتخاب کنید. پست های کلیدی مثل سرپرستان واحدهای فنی مهندسی، بازرگانی و تدارکات، مالی و اداری، برنامه‌ریزی و کنترل پروژه، کنترل کیفیت، HSE، اجرایی برق، مکانیک، سیویل و پایپینگ و … . معمولاً اگر سرپرستان خوبی انتخاب کنید، این سرپرستان خوب به سراغ نیروهای خوب خواهند رفت.
۲ – از شناسایی و مدیریت ذینفعان غافل نشوید
همان اول پروژه که در نوشتن منشور پروژه کمک می کنید یا منشور پروژه به شما ابلاغ شده و هنوز کار پروژه شروع نشده است، سراغ مدیریت ذینفعان پروژه بروید. به خصوص ذینفعان کلیدی پروژه خودتان را شناسایی کنید و یک برنامه جامع، کامل و همه جانبه برای مدیریتشان بنویسید و حواستان به بقیه ذینفعان هم باشد. یک ذینفع کلیدی در کارفرما، مشاور یا حتی درون سازمان خودتان که به درستی شناسایی و انتظاراتش برآورده نشده باشد، ممکن است آسیب جدی به پروژه شما بزند. فراموش نکنید که در مدیریت ذینفعان باید انتظاراتشان را مدیریت کنید. انتظارات خواسته هایی هستند که شاید هرگز از جانب ذینفعان گفته نشوند، اما در نهایت خواسته می شوند.
۳ – هر روز و هر لحظه به فکر STC پروژه باشید
فکر کنم دیگر همه مدیران پروژه ها می دانند که پروژه ای موفق نامیده می شود که در چارچوب محدوده (Scope)، زمان (Time) و هزینه (Cost) انجام بشود. به عبارتی کتاب مقدس شما، ذکر هر روز، هر شب و هر لحظه شما، استراتژی، فکر، برنامه و عملکرد شما و تمام تصمیم‌گیری های شما به عنوان یک مدیر پروژه باید در راستای STC پروژه باشد. خاطرتان باشد که عدول از STC یک شبه اتفاق نمی‌افتد، بلکه شما ذره ذره و قطره قطره از STC پروژه تجاوز می کنید و در آخر پروژه می بینید که چه فاصله دوری از STC دارید. پس نگذارید این قطره قطره ها یک جا جمع بشود!
۴– بدون برنامه‌ریزی هیچ کاری را در پروژه شروع نکنید
مهم‌ترین ویژگی شما به عنوان یک مدیر پروژه، Proactive بودن شماست. افراد Proactive هیچ کاری را قبل از برنامه ریزی شروع نمی کنند. برنامه ریزی نکردن برای شروع هر کاری، یعنی به صورت برنامه ریزی شده به سمت شکست حرکت کردن. حتی برای کوچک ترین و کم اهمیت ترین فعالیت های پروژه، قبل از شروع برنامه‌ریزی کنید. در نظر داشته باشید که برنامه ریزی را با مشارکت حداکثری اعضای تیم پروژه انجام بدهید. هرچه مشارکت افراد در برنامه ریزی بیش تر باشد، مشارکت و تعهد آن ها در اجرای برنامه نیز بیشتر خواهد بود.
۵ – مدیریت ریسک شما را نجات خواهد داد
همیشه علاج واقعه را قبل از وقوع بکنید یا اگر نمی توانید علاجی قبل از وقوع پیدا کنید، برای زمان وقوع اتفاق های بد (و یا حتی خوب) خودتان را آماده کنید. سعی کنید قبل از شروع پروژه با مشارکت همه اعضای تیم پروژه، فرایندهای برنامه ریزی و مدیریت ریسک رو انجام بدهید. مدیریت ریسک باید به یک فرهنگ در تمام تیم پروژه تبدیل بشود. تفاوت یک مدیر پروژه سنتی و معمولی، با یک مدیر پروژه مدرن و موفق، در مدیریت ریسک های پروژه است. یادتان باشد وقتی مدیریت ریسک انجام می دهید، شب ها با خیال آسوده تری می توانید بخوابید. جدی!
۶– حواستان به اتلاف منابع باشد
اتلاف منابع یکی از مصیبت های عظیم پروژه های ایران به خصوص در بخش های دولتی و شبه دولتی است. حتی اگر برای سازمانتان یا کارفرمایتان مهم نیست که منابع پروژه اتلاف بشود، شما به عنوان یک مدیر پروژه از نظر اخلاق حرفه ای وظیفه دارید از اتلاف منابع پروژه جلوگیری کنید، منابع اعم از ماشین آلات و دستگاه ها، نیروهای انسانی، مواد، مصالح و ابزارآلات و … همه سرمایه های کشورمان هستند. اجازه ندهید سرمایه های کشورمان هرز برود. سعی کنید با مدیریت صحیح و تمرکز بالا در مدیریت منابع، بالاترین راندمان کاری منابع پروژه تان را به دست آورید و به محض اینکه کار منابع در پروژه به اتمام رسید، آن ها را مرخص کنید تا به پروژه‌های دیگر بروند.
۷ – ارتباطات را جدی بگیرید و یک مذاکره کننده حرفه ای باشید
استانداردها می گویند بیشترین کاری که هر مدیر پروژه برای آن وقت صرف می کند، ارتباطات است. عقل سلیم حکم می کند وقتی یک کاری را بیشتر از بقیه کارها انجام می دهید، در مورد آن بیشتر مطالعه و تمرین کنید. به خصوص در ایران، شما به عنوان یک مدیر پروژه بیش از هر چیز دیگری به روابط عمومی مناسب و هوش هیجانی بالا احتیاج دارید و باید به معنای واقعی یک مذاکره‌کننده حرفه ای باشید.
۸– تفویض اختیار کرده و کارتابل خودتان را خلوت کنید
اگر هر روز صدها نامه در کارتابل و اینباکس ایملیتان دارید و هر روز ساعت ها در جلسات مختلف هستید و تقریباً وقتی برای سر خاراندن هم ندارید، دقیقاً به این معنی نیست که در مسیر درستی قرار دارید. با واگذار کردن خیلی از تصمیم گیری ها، نامه ها، امضاها و حضور در جلسات به اعضای زیر دست تان در پروژه، کارتابل و اینباکس خودتان را خلوت کنید و زمان کمتری را در جلسات تلف کنید. شما به عنوان یک مدیر پروژه کارهای مهم تری دارید.
۹– برنده-برنده فکر کنید
همیشه یادتان باشد برای این که به عنوان یک مدیر پروژه موفق بشوید، لازم نیست کسی شکست بخورد. فرض کنید تمام تیم پروژه شما، کارفرما، مشاور، ناظر، ذینفعان، پیمانکاران و تامین‌کنندگان و فروشندگان در یک کشتی نشسته اید، برای این که این کشتی به ساحل مقصود برسد لازم نیست کسی شکست بخورد و یا از عرشه کشتی به دریا پرت شود. اگر با نگاه برد-برد به قضیه نگاه کنید، هر کس می‌تواند سود و منفعت خودش را از پروژه بردارد و همه شاد و خوشحال به مقصد و موفقیت برسند. باور کنید شدنی هست!
۱۰ – فاز اختتام پروژه را جدی بگیرید
کار را که کرد؟ آن که تمام کرد. اینکه ۹۰ درصد پروژه تان را با موفقیت و طبق برنامه به اتمام رسانده اید، به معنی تمام شدن کار نیست، تازه کار اصلی شما در پروژه شروع شده است. فاز اختتام پروژه جایی هست که خیلی از مدیران پروژه آن را جدی نمی‌گیرند اما دقیقاً در همین مرحله شکست می خورند. جدی نگرفتن فاز اختتام پروژه، باعث شده بارها پروژه‌های خیلی خوب و موفق با درصد پیشرفت نود درصد، در انتها و به دلیل یک پایان و اختتام نامناسب، به عنوان یک پروژه شکست خورده معرفی بشوند.
منبع: وب سایت شخصی Sharifiz – نویسنده احمد شریفی
متن اصلی این نوشته با نوشتار محاوره ای تهیه شده بود که با ویرایش عصر مواد به یک نوشتار رسمی تبدیل شد.
برای نوشتن دیدگاه باید وارد بشوید.